På Skolen Bifrost behandler vi dine data med omhu
1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Vi kan kontaktes på telefonnummer: 40600944 samt på e-mailadresse: kontor@skolenbifrost.dk
Skolens CVR. nr. er 41023368
2. Formålene med og retsgrundlaget for behandling af dine og dit barns personoplysninger
Vi behandler dine oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtigelser som skole, der følger af lov om friskoler og private grundskoler mv. og dertil hørende regler. Eksempelvis indhenter vi elev- og forældreoplysninger i forbindelse med en elevs optagelse på skolen for at kunne søge statstilskud.
Vi indhenter også personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer, fordi lovgivningen kræver det, og vi anvender oplysninger om eksterne samarbejdspartnere i henhold til den kontrakt, som vi har med disse.
3. Kategori af personoplysninger
-Vi behandler overordnet alene almindelige oplysninger som fx navn, adresse mv., men i enkelte tilfælde behandler vi en særlig kategori af personoplysninger (følsomme oplysninger) som fx helbredsoplysninger om barnet. Dette sker efter indhentelse konkret samtykke hertil.
-Ved indskrivning medsendes samtidig Bifrosts politik vedr. håndtering af persondata. Ved indskrivning og ved indsendelse af WISC-test og tilhørende rapporter gives samtidig samtykke til at skolens leder, undervisere og skolesekretær gives indsigt i testens resultater mhp. at tilrettelægge den mest optimale undervisning i klasserne i forlængelse af skolens formål. Testens indehold er personfølsomme data og vil blive behandlet herefter som helbredsoplysning jf. Datatilsynets vejledning og dermed skærpet forpligtelse ift. fortrolighed. Såfremt testen eller dele af den anvendes ift. 3.part f.eks. ved udveksling af oplysninger ifm. støttefunktioner, skolens registrering til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet eller lign. vil skolen sikre at der foreligger et skriftligt samtykke fra forældre.
WISC- testen og tilhørende rapporter opbevares elektronisk af skolen i hele elevens skoletid på Bifrost og slettes 1. år afgang/ophør på skolen (se også afsnit 5).
Såfremt et barn efter fremsendt ansøgning ikke optages på skolen, slettes test og øvrige oplysninger om barnet.
-Skolen vil også have en saglig grund til at behandle oplysninger om hvem, der har forældremyndigheden, elevers adfærd, sygdomsfravær, karakterer, tidligere skolegang, pædagogisk‑psykologiske undersøgelser samt i øvrigt enhver anden oplysning, der har en naturlig sammenhæng med undervisningen og administrationen på den Bifrost. Kun personer på skolen med relevant behov herfor har adgang til disse oplysninger. Skolen er berettiget til at videregive oplysninger af denne art til andre relevante institutioner, når det er nødvendigt og sagligt, f.eks. når en elev skifter skole, men videregivelsen kræver samtykke fra forældrene.
Øvrig registrering af elever helbredsforhold
Det kan være nødvendigt for skolen at være bekendt med en elevs sygdom for at kunne tage hensyn hertil eller være opmærksom på problemer. Sådanne oplysninger registreres kun, hvis der er givet samtykke hertil.
Persondata ift. skærpet underretningspligt for ansatte på skolen
Persondataloven hindrer ikke, at ansatte på Bifrost overholder deres underretningspligt overfor en kommune, når de gennem deres arbejde får kendskab til forhold, der giver anledning til formodning om, at et barn eller ung under 18 år har behov for særlig støtte.
4. Modtagere eller kategori af modtagere
Som udgangspunkt er det alene skolen, der anvender personoplysninger, som vi har om en elev eller forældre. Skolen har retningslinjer for, hvilke konkrete personoplysninger, der anvendes, og hvornår en medarbejder har adgang til personoplysninger om elever og forældre. Eksempelvis er det som udgangspunkt alene skolens leder, som har adgang til alle oplysninger, og klasselæreren har alene adgang til oplysninger om de elever, som læreren er klasselærer for.
Vi videregiver også oplysninger til Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder, når vi efter reglerne er forpligtet.
Skolen bruger dog også eksterne leverandører i forhold til fx elektronisk behandling af data . Disse eksterne parter overholder gældende lovgivning og behandler alene vores personoplysninger i henhold til den instruks, som fremgår af en databehandleraftale, som skolen har indgået med leverandøren.
Udlevering af klasselister
Skolen kan udlevere navne‑ og adresselister på elever til en relevant personkreds, der efter konkret vurdering normalt vil omfatte andre forældre i en klasse. Hemmelige telefonnumre og beskyttede adresseoplysninger betragtes som private personoplysninger og vil kun blive videreformidlet efter indhentet samtykke.
5. Opbevaring af personoplysninger
Skolen opbevarer personoplysninger i henhold til retningslinjer på området. Overordnet opbevarer vi alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser som skole. Eksempelvis sletter vi som udgangspunkt oplysninger om elever og forældre, 1 år efter eleven har forladt skolen. Eneste undtagelse er elevernes prøvebevis, som skolen har pligt til at opbevare ”til evig tid”.
Såfremt et barn er skrevet på venteliste, og der ikke er aktivitet i et halvt år, slettes data.
Ved et barn skrevet op til 0. klasse, vil data ligge frem til skolestarttidspunktet. Hvis barnet ikke optages slettes data.
6. Retten til at trække samtykke tilbage
Man har til enhver tid ret til at trække et samtykke tilbage. Dette kan gøres ved at kontakte skolen på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor af pkt. 1.
Vælger man at trække et samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af skolens behandling af personoplysningerne på baggrund af det tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Vælger man at tilbagetrække et samtykke, har det først virkning fra tidspunktet for tilbagetrækningen.
7. Dine Rettigheder
Efter databeskyttelsesreglerne har en registreret person en række rettigheder i forhold til skolens behandling af personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
En registreret person har ret til at få indsigt i de oplysninger, skolen behandler samt en række andre oplysninger. Administrationsgebyr for at sende disse oplysninger er kr. 100.
Ret til berigtigelse
Man har ret til at få urigtige oplysninger rettet.
Ret til indsigelse
I visse tilfælde har man ret til at gøre indsigelse mod skolens ellers lovlige behandling af personoplysninger. Der kan gøres indsigelse mod behandling af oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere
Man har i visse tilfælde ret til at modtage personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring. Man kan læse mere om rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen – må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. (https://www.datatilsynet.dk/borger/mine-rettigheder/indsigt)
8. Procedure ved brud på datasikkerheden.
Som dataansvarlig har skolen et ansvar, hvis der sker et brud på sikkerheden. Opdager skolen et brud på datasikkerheden, indberettes dette til Datatilsynet inden max. 72 timer.
9.Klage til Datatilsynet
Man har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis man er utilfreds med den måde, som skolen behandler personoplysninger på. Man kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
9. Billedmateriale og brug af billedmateriale
Som forældre vil man modtage en samtykke-erklæring fra skolen om skolens ret til at bruge generelt billedmateriale fra skolens aktiviteter og af skolens børn og voksne. Ved specifikke begivenheder, f.eks. interviews til skrivende og/eller billedmedier vil skolen altid indhente specifikt samtykke fra relevante forældre.
Godkendt af Bestyrelsen 23/11-2020